Что такое автоматизация бизнес-процессов и для чего она нужна
Автоматизация бизнес-процессов – это использование программных средств для оптимизации работы компании. Цель автоматизации - сделать работу компании более качественной и эффективной.
Например, благодаря автоматическому выставлению ежемесячных счетов по действующим договорам менеджер отдела продаж может направить высвободившееся время на привлечение новых клиентов. Сотруднику отдела кадров не нужно бегать по подразделениям чтобы уведомить о важных изменениях в работе предприятия – теперь это можно сделать с помощью нажатия нескольких кнопок на клавиатуре. Руководителю строительной компании не нужно каждый раз собирать планёрки на тему начала строительства нового объекта и раздавать одни и те же задачи сотрудникам – достаточно создать новый проект на корпоративном портале и у каждого сотрудника автоматически появятся соответствующие задачи с чёткими сроками исполнения.
Благодаря автоматизации бизнес-процессов в организации высвобождаются ресурсы для развития.
Об автоматизации бизнес-процессов обычно задумываются когда:
-
организация растёт и нужен инструмент контроля за всеми происходящими процессами;
-
хотите ускорить развитие, улучшить внутрикорпоративную и внешнюю коммуникацию, уменьшить затраты;
-
проводите оптимизацию внутренних процессов, сокращаете время их выполнения и количество ошибок;
-
перераспределяете кадровые ресурсы и избавляетесь от рутины.
Что такое бизнес-процесс
Это цепочка взаимосвязанных действий одного или нескольких сотрудников, итогом которых должен стать конкретный результат. Это может быть производство продукции, оказание услуги, продажа конкретного товара, поставка определённого оборудования, строительство дома, продажа квартиры т.д. И в каждом бизнес-процессе найдётся достаточно повторяющихся рутинных действий, которые можно и нужно автоматизировать. Хотя бы для того, чтобы не тратить рабочее время сотрудников на то, что за них смогут сделать роботы. Да-да, именно роботы.
Приведём простой пример. В любой организации есть базовые процедуры – прием и увольнение сотрудников, процесс адаптации и ввода в должность, заявление на отпуск, больничный, командировка, согласование договоров, подготовка коммерческого предложения, выставление счетов, закрытие сделки и т.д.
Давайте рассмотрим процесс подачи заявления на отпуск:
-
сотрудник на специальном бланке пишет заявление на отпуск на имя руководителя организации;
-
заявление на отпуск визирует непосредственный руководитель отдела;
-
затем заявление сотрудника подписывает руководитель организации;
-
после этого заявление на отпуск попадает в отдел кадров;
-
отдел кадров готовит приказ на отпуск и вносит сотрудника в график отпусков;
-
приказ на отпуск подписывает руководитель организации;
-
сотрудник расписывается в приказе на отпуск;
-
данные об отпуске сотрудника отдел кадров передает в бухгалтерию для начисления отпускных;
-
бухгалтер по ЗП начисляет отпускные сотруднику.
Этот и другие бизнес-процессы можно настроить на корпоративном портале Битрикс24. В рамках настроенных бизнес-процессов роботы автоматически создают задачи, переводят их между сотрудниками, назначают ответственных исполнителей, наблюдателей и постановщиков, при изменении задачи сохраняют заданную последовательность действий, переводя задачу с одного этапа на другой.
Например, в случае с подачей заявления на отпуск бизнес-процесс будет выглядеть вот так:
Что нужно сделать перед автоматизацией бизнес-процессов
Самая непростая задача – перенести бизнес-процесс на бумагу. Наверняка вам знакома ситуация, когда у руководителя и сотрудников организации есть представление бизнес-процесса, но нет его чёткого обозначения – нарисованной схемы на бумаге или составленного в файле плана.
Отсутствие визуализации бизнес-процессов напрямую влияет на скорость адаптации новых сотрудников. Порой новичкам приходится затрачивать гигантское количество рабочего времени на вхождение в должность и для этого отвлекать от работы действующих сотрудников. А иначе кто объяснит новому сотруднику все нюансы рабочего процесса?
Для того, чтобы избавить сотрудников от подобной рутины и нерационального использования рабочего времени, можно и нужно автоматизировать большинство бизнес-процессов. Однако не стоит настраивать процессы сразу в Битрикс24. Автоматизировать то, что не прописано на бумаге и не проверено на практике - просто невозможно.
Мы рекомендуем начать автоматизацию с составления всей цепочки бизнес-процесса на бумаге – можно обозначить процесс в виде схемы или последовательности зависимых друг от друга действий. Обязательно привлекайте к процессу ключевых сотрудников - они знакомы с рутинной деятельностью и порядком выполнения задач.
Если у вас нет опыта в составлении бизнес-процессов, можете делегировать эту задачу нам. Наши бизнес-аналитики изучат действующие в вашей организации процессы, составят их схемы и согласуют последовательность нужных действий.
Зачастую на этапе составления схем бизнес-процессов некоторые из наших клиентов замечали несовершенства и исключали какие-либо ненужные действия из всей цепочки процесса ещё на этапе подготовки к автоматизации.
После того, как все возможные варианты бизнес-процессов определены, следует перейти к их проверке на практике. Обязательно обсудите полученные схемы со своими сотрудниками и попробуйте протестировать их действие в реальности.
Нам иногда приходилось сталкиваться с ситуациями, когда прописанный алгоритм действий не имел ничего общего с реальным процессом. Поэтому перед автоматизацией важно проверить, всё ли вы учли при подготовке схемы бизнес-процесса.
И только потом приступайте к автоматизации.
Техническая сторона автоматизации бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов доступна для пользователей тарифов Профессиональный и Энтерпрайз облачного Битрикс24, а также для любых коробочных версий.
Мы предлагаем 2 варианта настройки корпоративного портала Битрикс24:
Техническая поддержка.
Если у вас уже есть работающий корпоративный портал Битрикс24 и вам требуется его доработка и настройка, мы можем предложить взаимодействие в рамках договора технической поддержки. В данном случае мы будем оказывать вам техническую поддержку по мере поступления от вас конкретных задач.
Работа через написание технического задания.
Если вы собираетесь внедрить корпоративный портал Битрикс24, но у вас нет конкретного представления как это сделать – доверьте этот процесс нам.
Как будет происходить работа:
-
мы проведём с вами установочную встречу, во время которой зададим важные вопросы;
-
по итогам встречи выберем и презентуем подходящий для ваших задач коммерческий тариф Битрикс24;
-
затем бизнес-аналитики проведут ряд встреч с вами и вашими сотрудниками, проанализируют бизнес-процессы и подготовят техническое задание по автоматизации вашей организации;
-
мы презентуем вам техническое задание, если необходимо – внесём корректировки, согласуем и начнём работу;
-
приобретём лицензию на выбранный тариф, произведём внедрение и техническую настройку Битрикс24.
На этапе внедрения мы используем инструмент «Дизайнер бизнес-процессов» в Битрикс24. С его помощью наши специалисты настраивают схемы, по которым будут работать бизнес-процессы.
В процессе внедрения систем автоматизации мы пригласим на портал сотрудников, проведём онлайн-обучение работе с основными инструментами Битрикс24 и настроенным функционалом и сделаем видеозапись. В дальнейшем мы составим «Базу знаний» с видеокурсом и ознакомительными разделами, чтобы ваши сотрудники могли воспользоваться обучающими материалами в нужный момент.
После реализации проекта в рамках технического задания мы обязательно согласуем с вами настроенный функционал.
После завершения проекта по автоматизации бизнес-процессов мы предложим вам заключить договор технической поддержки. В любом случае мы осуществляем поддержку наших клиентов в рамках службы заботы.
Избавьте свой бизнес от рутины, оптимизируйте работу сотрудников и повысьте эффективность всего предприятия с помощью автоматизации бизнес-процессов на Битрикс24. А мы вам в этом поможем.
